Profesjonalny podpis w mailu powinien zawierać przydatne informacje. W tym istotna jest także ograniczona ilość takiego podpisu. Dlatego też warto zastosować odpowiednią formę graficzną i kolor. Wyróżniający się podpis w mailu zostanie zapamiętany i zauważony. Podpisem może być także logo Twojej firmy, czy ewentualnie zdjęcie. Dobrze jest użyć stonowanego koloru tak, aby podpis był czytelny i zrozumiały. Do podpisu można dołączyć także zajmowane przez Ciebie stanowisko. Wtedy odbiorca od razu wie, na jakim poziomie ma rozpocząć konwersację. Nie należy podawać nazwy swojego maila, gdyż odbiorca widzi go nad tytułem wiadomości.